FAQ's

I documenti affidati a IC Outsourcing sono tutti conservati in appositi contenitori e posti su scaffalature certificate. I contenitori utilizzati sono prodotti con caratteristiche idonee alla conservazione ordinata e preservazione dei documenti da polvere ed eventuali danneggiamenti, sono muniti di coperchio e maniglie fustellate. Nei locali di deposito, dotati di tutte le certificazioni e autorizzazioni a norma di legge, sono operativi impianti e procedure che garantiscono una corretta conservazione e gestione degli archivi.

Al momento della presa in carico dell’archivio sui contenitori viene apposto un codice alfanumerico univoco per l’identificazione della scatola. I dati relativi alla posizione della scatola in archivio sono registrati nel gestionale d’archivio che permette un veloce recupero del documento.

E’ il principale strumento di organizzazione dell’archivio che si configura come schema generale di voci logiche, finalizzate a guidare la corretta archiviazione dei documenti, stabilite in modo uniforme, rispondente alle funzioni del soggetto produttore e articolate in modo gerarchico. IC Outsourcing nella presa in carico di un nuovo archivio recepisce il piano di archiviazione utilizzato dal Cliente e qualora sia necessario offre un supporto archivistico alla stesura del piano.

E’ lo strumento archivistico con il quale viene attribuito ai documenti, organizzati secondo il piano di classificazione adottato nell’archivio, un tempo di conservazione determinato sulla base della normativa vigente, delle esigenze amministrative e della valutazione storico–archivistica; nei casi prescritti deve essere approvato dalla competente autorità archivistica.

Su indicazione del Cliente il personale di IC Outsourcing provvede, in base al Massimario di scarto, a presentare una proposta di elenco di scarto della documentazione dell’archivio che ha superato i termini di conservazione indicati dalla normativa. A seguito di approvazione del Cliente ed eventualmente della Soprintendenza Archivistica di competenza, provvede al successivo macero.

IC Outsourcing sottopone la documentazione a rigorose procedure di controllo e verifica: ogni eliminazione avviene sempre e comunque previa approvazione del committente e, qualora quest’ultimo sia una Pubblica Amministrazione, anche della Soprintendenza Archivistica.

I documenti possono essere consultati con le seguenti modalità:

• in originale con recapito presso la vostra sede o con consultazione diretta presso i nostri Centri di archiviazione;
• in copia con recapito presso la vostra sede;
• tramite copia digitale recapitata via email.

Le attività necessarie all’archiviazione dei documenti sono gestite da personale specializzato adeguatamente formato e autorizzato all’accesso ai locali di deposito e al trattamento di dati sensibili rispettando le vigenti norme sulla privacy. L’accesso ai documenti richiesti in consultazione, di cui viene tenuta traccia tramite puntuale registrazione, è consentito esclusivamente previa autorizzazione del Cliente.

IC Outsourcing ha organizzato una struttura dedicata alle attività di digitalizzazione, in cui è operativo personale specializzato e costantemente aggiornato in materia di dematerializzazione. L’area periodicamente seleziona e aggiorna l’hardware e i software necessari per potere offrire al Cliente le migliori prestazioni in termini di performance e qualità. La digitalizzazione può essere effettuata su richiesta per singoli documenti/fascicoli (scan on demand) oppure su intere porzioni d’archivio (digitalizzazione massiva) sia presso le strutture di ICO sia presso il Cliente.